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Te traemos 11 acciones concretas para optimizar el inventario y reducir los niveles generales de existencias
La optimización del inventario se trata de encontrar el equilibrio adecuado entre el inventario, el servicio y los costos. Algunas de esas soluciones pueden parecer obvias, pero en la práctica, pocas empresas las aplican.
INDICE
- Implementar los KPI’s de la cadena de suministro
- Análisis ABC (enfoque 80/20)
- Limpie las existencias lentas y obsoletas
- Aceptar escasez de productos de baja venta
- Reducir el número de productos
- Mejora (o implementa) tus pronósticos
- Reduzca su MOQ (cantidad mínima de pedido)
- Mitigar la incertidumbre de la oferta y la demanda
- Reducir el tiempo de entrega
- Centraliza tu inventario
- Automatice su reposición
1) Implementar los KPI’s de la cadena de suministro
Para mejorar cualquier proceso en la cadena de suministro, primero necesita métricas para rastrear su desempeño. En pocas palabras, no puede mejorar lo que no puede medir.
La implementación de KPI (Key Performance Indicators) compartidos en toda la empresa es fundamental para optimizar la gestión del inventario. Sin embargo, tenga cuidado: demasiados KPI son contraproducentes. Se trata de encontrar el equilibrio adecuado
Recomiendo 2 KPI’s principales de la Cadena de Suministro:
1.- Tasa de disponibilidad al cliente o Fill Rate
Conocer su nivel real de servicio al cliente es esencial.
La tasa de servicio se trata de evaluar si los niveles de inventario cumplen con la demanda del cliente.
Si administras una tienda física, no hay forma de saber cuál es la demanda. Porque el cliente no pide con antelación, y no dice lo que buscaba cuando sale de la tienda. Entonces, una buena manera de estimar la Tasa de servicio es usar la Tasa de Disponibilidad: ¿el producto está disponible o no?
De lo contrario, si sabe cuántos pedidos tiene, puede calcular la Tasa de disponibilidad: el porcentaje de pedidos entregados con éxito. Hay muchas formas de calcular este indicador, consulte La Metodología de Cálculo del Fill Rate
2.- Rotación del inventario
El índice de rotación de inventario se utiliza para evaluar si el stock es excesivo en comparación con las ventas durante un período. Responde a la pregunta «¿Cuántas veces rotan mis acciones?».
El uso de esos dos KPI (tasa de servicio y rotación de inventario) brinda una buena visibilidad de los niveles de inventario y servicio.
La definición de indicadores puede conllevar muchas definiciones y quedarse corto sin una definición correcta del Indicador (Plantilla de Formulación) o si no manejas adecuadamente un Proceso en la Gestión de Indicadores (Taller Gratuito).
2) Análisis ABC (enfoque 80/20)
Para optimizar el inventario, siempre recomiendo enfocar su energía, tiempo y dinero en el “80/20”: el 80% de los resultados son producidos por el 20% de las causas.
Este es el principio fundamental del Análisis ABC en Gestión de Inventarios. Se trata de clasificar los pocos artículos que harán la mayor parte de su negocio (productos A) y los muchos artículos que hacen una pequeña parte de su negocio (productos C). Los productos B están en el medio.
Le dejo a continuación un video de una de las aplicaciones prácticas en la gestión de inventarios del Análisis 80/20 o Análisis ABC: Análisis ABC en el Control de Inventarios
3) Limpie las existencias lentas y obsoletas
Una de las primeras acciones a realizar para optimizar el inventario es identificar Stocks en Lento Movimiento y Stocks Obsoletos. De acuerdo con nuestra experiencia, muchas empresas no tienen una visibilidad clara sobre el inventario en lento movimiento u obsoleto, lo que las penaliza financieramente.
Para identificar el inventario lento movimiento u obsoleto debe encontrar los productos con muy pocas ventas en comparación con sus niveles de existencias (valor de rotación de inventario bajo o valor de inventario de días alto).
En este caso, nos referimos a grandes cantidades de unos pocos artículos que nunca se liquidarán a menos que se tomen las siguientes acciones específicas:
4) Aceptar escasez de productos de baja venta
Tenga en cuenta que nunca puede apuntar a una tasa de servicio del 100 %, ya que necesitaría un stock infinito. Por lo tanto, un servicio alto puede comprometer sus finanzas: pero puede optar por maximizar el servicio para algunos productos y aceptar productos agotados para otros (sí, ¡a veces la escasez está bien!)
La gestión de inventario es un juego de balancear el inventario y el nivel de servicio. Debe encontrar el equilibrio adecuado para optimizar el inventario sin comprometer el servicio al cliente. La idea es apuntar a diferentes niveles de servicio según la clasificación del producto.
Para artículos de baja venta (o códigos C), puede buscar un nivel de servicio más bajo, para reducir su stock en una amplia gama de productos.
Una vez ordenados de mayor a menor % del total de ventas, se definen 3 clases de productos:
- Clase A: El 20% de los artículos representa el 75% de las ventas.
- Clase B: El 30% de los artículos representan el 15% de las ventas.
- Clase C: El 50% de los artículos representan el 10% de las ventas.
La parametrización de inventarios y balance entre nivel de inventarios y servicio necesita de generar una Planeación de Abastecimiento Técnica que te comparto un video que te ayudará mucho en poder dar aquellos primeros pasos en aceptar la escasez de ciertos productos.
5) Reducir el número de productos
Si su oferta de productos es muy diversificada, no significa necesariamente que obtendrá grandes ventas. A menudo, es mejor reducir la cantidad de productos que vende, ya que será más fácil optimizar el inventario y maximizar la entrega de valor para sus productos principales.
Apple es uno de los mejores ejemplos en el mundo. Esta empresa ha logrado mantener una cantidad muy pequeña de productos (disponibles en diferentes colores y tamaños) a pesar de los cientos de miles de millones de dólares en ventas. Apple enfoca todo su tiempo, energía, efectivo y marketing en artículos específicos. También es mucho más fácil administrar el inventario para Apple que para su competidor Samsung, por ejemplo
6) Mejora (o implementa) tus pronósticos
Hoy en día, muchas empresas ni siquiera tienen un pronóstico. Nunca es demasiado tarde para empezar a pronosticar:
- Demanda
- nuevos productos
- Plan de compras
- Reposición
Nuevamente, le aconsejo que mantenga un enfoque 80/20 y que comience a pronosticar primero sus códigos A y B.
Luego, asegúrese de realizar un seguimiento adecuado de la precisión del pronóstico. Esto es imperativo para estimar el desempeño de sus pronósticos. Finalmente, optimice y automatice el proceso de pronóstico.
Luego de que actúe un pronóstico, debe medir la efectividad del mismo, y lo puede ejecutar con la guía del Cálculo de Medida de Error del Pronóstico.
7) Reduzca su MOQ (cantidad mínima de pedido)
Los proveedores a menudo tienen una cantidad mínima de pedido (MOQ), es la cantidad más pequeña que el proveedor está dispuesto a vender. Si el MOQ es muy alto en comparación con su pronóstico o las cantidades de ventas, esto puede ser un problema: siempre se verá obligado a pedir más de lo necesario.
Por ejemplo, supongamos que planea vender 100 piezas de un zapato para el próximo año. Su proveedor MOQ es de 500 piezas. Significa que, con solo hacer un pedido, tendrá 5 años de inventario para este producto
Podría ser menos extremo en su caso. Sin embargo, ilustra lo importante que es vigilar MOQ. Para ver qué productos tienen un MOQ problemático, divida el MOQ por la cantidad promedio de ventas diarias de cada producto. De esta forma, obtiene los días en Inventario para un pedido y puede identificar valores altos.
Para reducir MOQ y optimizar el inventario, tiene diferentes opciones en orden de prioridad:
- Negociar con el proveedor
- Optimizar el contenedor o camión
- Cambiar proveedor
- Reemplazar/Eliminar producto
8) Mitigar la incertidumbre de la oferta y la demanda
Los productos tienen diferentes niveles de incertidumbre de la demanda.
Por ejemplo, hay productos estables, como el papel higiénico (excepto durante la pandemia), y otros mucho más inciertos, como los paraguas, que se venden solo en época de lluvias. Probablemente tendrá una mejor calidad de pronóstico en el papel higiénico que en el paraguas.
Lo mismo se aplica a la incertidumbre del suministro o la incertidumbre del tiempo de entrega.
De hecho, hay muchos factores que afectan el tiempo de entrega total:
- Período de revisión: con qué frecuencia realiza pedidos
- Retraso en la confirmación de TI / retrasos en las órdenes de compra
- Plazo de ejecución de producción
- Tiempo de recogida/embalaje en almacén o fábrica
- Tiempo de espera antes del envío
- Tiempo de transporte / tiempo de tránsito
- Aduanas
- El tiempo de entrega
Cualquier peligro sobre uno de esos factores afecta directamente el tiempo de entrega y, por lo tanto, el riesgo de escasez o exceso de existencias.
Una solución para cubrirse contra la incertidumbre de la oferta y la demanda es mantener más existencias (Fórmula y cálculo de Stock de seguridad). Pero mantener altos niveles de inventario es a menudo un truco para ocultar las causas fundamentales de los problemas, y aumentará los costos de inventario. Es por eso que necesita mitigar los peligros para optimizar el inventario: mejore sus pronósticos y mejore sus comunicaciones con su proveedor.
9) Reducir el tiempo de entrega
Como vimos anteriormente, el tiempo de entrega no se trata solo del transporte. Es el tiempo que transcurre entre que necesitamos stock y el momento en que lo recibimos.
Cuanto mayor sea el tiempo de entrega, mayores serán los ciclos de reabastecimiento y, por lo tanto, el stock de seguridad y las cantidades a ordenar. Por eso es recomendable reducir o minimizar el tiempo de entrega total cuando sea posible.
10) Centraliza tu inventario
Es bueno obtener una red más descentralizada, con almacenes regionales. Esto puede reducir los tiempos de entrega al acercarse a los clientes y optimizar el transporte de salida en algunos casos. Pero, a menudo es mejor quedarse con una red centralizada.
La centralización del inventario permite agrupar pedidos y, por lo tanto, optimizar el inventario con respecto a las cantidades MOQ. En general, cuantas más instalaciones de distribución tenga, más complejo se vuelve el manejo y más altos son los niveles de inventario.
11) Automatice su reposición
La última estrategia de reducción de inventario es automatizar los procesos de reposición. Identifique sus productos más predecibles y automatice todo el procedimiento de pedido utilizando su software de gestión de inventario actual.
En Supply Chain, es muy importante enfocar su tiempo y recursos en lo que importa. La automatización puede ahorrarle mucho tiempo, por lo que puede concentrarse más en la toma de decisiones.
¿Cómo Optimizar el Inventario?
Plan de acción:
Este es nuestro plan de acción de ELITELOGIS para ayudarlos a optimizar su inventario:
- Elija una de las 11 estrategias de reducción de inventario. Si no tiene indicadores o una clasificación de productos adecuada, comience con los KPI y el análisis ABC, ya que serán la base de su análisis.
- Implemente esta solución hoy.
- Realice un seguimiento del rendimientoy cuantifique los resultados.
- Mantenlo simple e itere.
