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Te traemos la solución para reducir tiempos de entrega en logística
Las entregas a tiempo es una de las formas más importantes, en que los clientes evalúan la experiencia de entrega y, por lo tanto, un factor crítico en la retención de los clientes.
Los indicadores de entrega a tiempo con resultados deficientes conducen a quejas de los clientes, llamadas al servicio de atención al cliente y costos posteriores para el negocio, así como a clientes furiosos que optarán por no volver a ordenar.
En definitiva, la competencia es feroz, y los clientes tienen altas expectativas el día de hoy. No les importan los problemas de la Cadena de Suministro, ni las excusas por no entregar a tiempo, o cualquier otra razón que pueda retrasar el pedido, ya sea por:
❌ Los proveedores.
❌ El repartidor.
❌ Problemas de stock, etc.
Quieren que sus pedidos se entreguen a tiempo en la fecha de entrega, y es cada vez más común que el cliente exija que la entrega se cumpla con una ventana de tiempo correcta.
La era digital actual y las quejas de los clientes pueden convertirse rápidamente en críticas negativas online.
¿Qué es el tiempo de Entrega o Leadtime?
El leadtime o tiempo de entrega puede definirse como el tiempo comprendido entre que se genera la toma el pedido y el momento en que se recibe el pedido entrega al cliente. Obviamente, la entrega a tiempo siempre varía, pues dependerá de muchos factores:
🔎 La fecha en que se hizo la compra (fin de semana, feriado, etc.).
🔎 La distancia entre los puntos geográficos (envío local, regional o internacional).
🔎 Los puntos intermedios, tales como, si el producto necesita ser inspeccionado por aduana, etc.
Es decir, el significado de lead time está directamente relacionado con el tiempo restante que transcurre entre la fecha de ingreso de la orden y la fecha deseada.
¿Cómo se calcula el Tiempo de Entrega Total o Leadtime Total?
El modo para calcular el lead time es muy simple. Solo debemos restar la fecha en la que se ha realizado el pedido y la de entrega. El resultado va a mostrar el tiempo que se tarda en cumplir con el pedido. Para simplificar, ese plazo se mide en días de calendario.
Por otro lado, el tiempo de entrega total es el tiempo de total que transcurre desde la colocación del pedido al punto de origen inicial hasta su recepción en el punto de entrega final.
Ejemplo: Desde que se coloca el requerimiento de producto al proveedor en China hasta el punto que se encuentra disponible en destino para su venta.
El tiempo de entregar total también puede ser definido como la suma de todos los leadtimes o tiempos de entregas que ocurren entre los diferentes pasos o intercambios de mano que transcurre entre el punto de origen (Ej: China) hasta el destino final (Ej: Punto de venta)
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El gran reto en la logística
En la logística, el reto creciente persiste en contar con una red de transporte que tenga el mayor grado efectividad en las entregas, utilizando la menor cantidad de recursos, tanto en capital operativo, como en los costos.
Buscando generar una respuesta de tiempos de entrega cada vez más cortos, que se encuentre en una franja horaria que el cliente requiera, brindándole seguridad en la entrega con visibilidad y tranquilidad de su entrega se realice a tiempo.
Ofrecer un servicio ágil en las entregas es actualmente una de las mayores diferenciaciones y el principal objetivo para cualquier empresa logística.
Analiza 5 Razones de Retrasos
Los factores que pueden estar envueltos en los retrasos de entregas pueden ser numerosos y dependen de cada tipo de empresa, si se usa un transportista propio o una empresa de transportes, así como de la localización geográfica del punto de salida y del punto de destino.
✅ Evita las roturas de stock
Una de las razones por las que un pedido puede llegar con retraso es porque no lo tienes en stock y eso se soluciona aprendiendo a calcular tu stock con Elitelogis.
Al no contar con el stock necesario, debes pedirlo al proveedor, lo que lleva más tiempo que el plazo de entrega que le has indicado a tu cliente.
Hay varias formas de lidiar con las roturas de stock.
- Una de ellas sería trabajar con proveedores que puedan enviar el pedido directamente al cliente.
- Otra que dispongas de un proceso de planeación de demanda y abastecimiento que te permita programar stock mínimo para evitar este tipo de roturas.
✅ Minimiza el riesgo de los tiempos de producción y entrega
Hay productos que se fabrican cuando el cliente ha realizado un pedido. Esto obliga a que los tiempos de entrega deban ajustarse a los tiempos de producción de tu proveedor.
Aquí puede haber varios agentes implicados:
- El tiempo en que se tarda en producir la unidad.
- El tiempo en que el proveedor envía el producto.
- El tiempo que tarda en llegar al cliente.
Para minimizar el plazo de los tiempos de producción, una estrategia que siguen algunas empresas es trabajar con distintos proveedores, de manera que, si no pueden conseguir el producto por una vía en un determinado plazo, lo puedan conseguir por otra. De esta manera, se reduce el riesgo en caso de que un proveedor no pueda cumplir un plazo.
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✅ Establece plazos de entrega razonables
Los plazos de entrega que ofreces a tus clientes deben ser realistas y ajustarse a los tiempos de entrega de tus proveedores. No puedes ofrecer el mismo plazo de entrega para productos que tienes en stock y para productos que no tienes en stock.
Por tanto, ajustar los plazos de entrega al tiempo de entrega de tus proveedores. Además, debe quedar claro si el producto está en stock o no. Necesitas que tu negocio esté conectado y sincronizado con tu ERP para que las existencias estén actualizadas en tiempo real.
✅ Planifica bien la compra de existencias en días especiales
Piensa que hay épocas del año en los que transportistas y empresas sufren un auténtico test de estrés. Las compras de determinados productos aumentan de forma vertiginosa en tiempos como Black Friday, Navidad, Año Nuevo, Rebajas, Carnaval, Halloween, etc.
Por tanto, deberías hacer una buena previsión de la cadena de suministros, de manera que la estacionalidad no afecte a tus existencias y pueda generar situaciones que deriven en retrasos en las entregas.
✅ Negocia con tus proveedores y evalúa a tus transportistas
A pesar de los plazos de entrega marcados por tus proveedores, estos aún pueden retrasarse debido a imprevistos e incidencias. Pero esto es algo que no puede repetirse de forma continua.
Por ello es de suma importancia que tu departamento de compras comprenda la relevancia de negociar correctamente con los proveedores.
Contratos que te favorecerán en el caso de retrasos, como una rebaja en el precio, lo que les incentivará a no incurrir en ellos.
En lo que respecta a los transportistas, trabaja con las empresas que incurran en un menor número de retrasos, pérdidas o deterioros del pedido durante el camino.
Cuenta con múltiples transportistas para poder hacer frente a los pedidos en el tiempo en que has ofrecido a tus clientes.
✅ Proceso de Control de una entrega
El proceso de control de entrega de pedidos alcanza todos los esfuerzos logísticos realizados por la empresa una vez que el cliente hace la solicitud del producto o servicio y solicita que le sea enviado a un punto de recogida. Aquí te mostramos las fases:
Los consumidores son cada vez más exigentes, no solo en el momento de la compra. También hacen foco en los procesos de entrega del producto y medios con los que pueden dar seguimiento, en tiempo real, al estado de la mercancía que ya consideran propia.
Todos esos son factores que vuelven a la actividad logística en un aspecto estratégico y decisivo de las empresas, por ello estás son nuestras recomendaciones.
Recomendaciones para reducir los tiempos de entrega
Mejorar las entregas a tiempo al cliente en la logística, es y será un factor clave para la diferenciación en el mercado y sin duda debe ser uno de los objetivos más claros, dentro del proceso de planificación.
Por ello, aquí quiero compartir algunos consejos sobre cómo lograr una entrega a tiempo y cómo evitar las causas de retrasos en los tiempos de entrega, debido a que dependerá una parte muy importante de la satisfacción de tus clientes, así como de los parámetros de lealtad y repetición que logres con ellos, finalmente la excelencia logística será el reflejo fiel de toda tu empresa o negocio.
🎯 Asegúrate de tener toda la información al tomar los pedidos
No importa el tamaño de tu empresa, si quieres lograr reducir el tiempo de entrega de tus productos o servicios, es esencial prestar especial atención en 2 puntos:
- Nivel de asertividad en la recepción de pedidos: Ya sea a través de una app, compra directa, registro manual, página de internet, redes sociales, etc.
Es muy importante que el pedido sea capturado a la perfección, con todos los detalles del producto o servicio, e igual de importante, con todos los datos del cliente: nombre, dirección completa, teléfono y cualquier referencia que te asegure la llegada sin problema. - Excelente atención al cliente durante y después del pedido: Pues esto te asegurará el poder resolver cualquier contratiempo, e incluso, la posibilidad de obtener retroalimentación para fortalecer tus puntos débiles.
Todo esto hará que tus clientes se sientan atendidos y considerados todo el tiempo, aumentando tus probabilidades de reducir el tiempo de entrega, e incluso, de tener un mayor nivel de tolerancia si te sucede algún problema.
🎯 Elige el vehículo correcto
Para poder reducir el tiempo de entrega, es necesario que comiences seleccionando el vehículo más adecuado para las necesidades de tu negocio. Independiente si vas a adquirir un vehículo o serán subcontratados, debes tomar en cuenta los siguientes puntos:
- Productos o servicios que ofreces.
- Promedio del tamaño, peso y frecuencia de tus envíos.
- Cantidad de viajes por día.
- Promedio de distancias a recorrer.
- Capacidad adecuada o deseada de uso de combustible y mantenimientos.
Lo anterior, te dará los datos esenciales sobre el tipo de vehículo que necesitas. Por ejemplo, una Fiorino, sería ideal para una empresa que se mueve en distancias cortas y medianas y que soporta cargas moderadas.
🎯 Planifica tus entregas y tus rutas
Ahora que ya pasaste por los 2 puntos iniciales, es hora de centrar tu atención en la creación de una planificación diaria de tus entregas.
Sabemos que cada empresa tiene diferentes realidades, pues algunas tendrán pedidos eventuales o repentinos, mientras que otras podrían llevar más fácilmente un registro de lo que saldrá, incluso con semanas de anticipación.
Sin embargo, y sea cual sea tu caso, tú puedes realizar una planificación de salidas, basándote en los siguientes puntos:
- Prioridad del pedido (por ejemplo, urgencias, precios especiales pagados para agilizar entregas, o clientes VIP).
- Distancias de tu punto de salida.
- Distancia entre clientes.
Esto te ayudará a priorizar y ordenar tus salidas, vehículos y conductores disponibles.
Al mismo tiempo tendrás que diseñar tus rutas más frecuentes. Incluso, si tu radio de entregas es muy amplio y variado, puedes diseñar rutas para salir fácilmente de la zona donde estás establecido.
🎯 Crea una adecuada gestión de tus vehículos y entregas
Además de todos los puntos anteriores, para que logres tu objetivo de reducir el tiempo de entrega, tendrás que realizar un proceso de gestión y administración de tus vehículos y entregas
En la planificación de rutas, céntrate en que tú o tus conductores regresen al punto de partida el menor número de veces posible, y con la menor cantidad de devoluciones, optimizando el mayor número de entregas.
Es recomendable que se utilicen bitácoras de viajes diarios para que así lleves un registro de productividad, gastos, y de entregas. Para que puedas administrarlos y generar reportes diarios.
🎯 Prioriza la comunicación clara
Puedes programar una entrega a tiempo de manera efectiva seleccionando la prioridad del pedido. De esta manera, puedes priorizar clientes particulares y dejar de trabajar en un día determinado, dependiendo de la importancia.
Al especificar prioridades dentro de las entregas a tiempo, proporciona al algoritmo una dirección para optimizar la ruta. Los pedidos de baja prioridad o posteriores pueden posponerse para más adelante si los recursos son limitados.
Los administradores de flotas pueden medir el éxito con el que su organización puede adaptarse a las necesidades cambiantes de los consumidores mediante el seguimiento regular del rendimiento de las entregas a tiempo.
Por un lado, los gerentes internos y las partes interesadas, deben saber qué está sucediendo con el proceso de entrega a tiempo actual. Por otro lado, los clientes quieren saber dónde están sus pedidos en cada paso del camino.
🎯 Tiempo de entrega incorporado
Puede ser un desafío agregar suficiente tiempo de entrega a los envíos, y los pedidos urgentes no siempre se pueden evitar. Sin embargo, hacerlo puede ayudarte significativamente cuando se trata de cumplir con los requisitos de entrega a tiempo minorista.
Cuando notifican a tu socio de logística con anticipación, puedes asegurar los transportistas más confiables, reducir costos y enviar pedidos con las entregas a tiempo necesarias. Lo inesperado sucede en el transporte. El envío con uno o dos días adicionales de relleno puede ser la diferencia entre una entrega exitosa y tardía.
Proporcionar entregas a tiempo, es especialmente crucial en el invierno o cuando se avecinan inclemencias meteorológicas. Tener unos días adicionales para el tránsito le dará a tu pedido la flexibilidad necesaria en caso de demora o si algo sale mal durante el tránsito.
🎯 Automatiza todas las anteriores
La buena noticia es que nada de esto tiene que ser de forma manual. Actualmente, existe la tecnología y los sistemas que te ayudan en todo el proceso.
Independiente del tamaño de tu empresa, las soluciones para automatizar la planificación y gestión de entregas con el objetivo de reducir los tiempos de entrega están al alcance de todos los bolsillos.
Nunca olvides que la velocidad de entrega, así como la capacidad de respuesta, son 2 de los elementos que los clientes valoran más en cualquier empresa o negocio, pues esto se traduce en no solamente estar vendiéndoles un producto o servicio, sino también en la preocupación por su comodidad y bienestar.
Soluciones tecnológicas para la reducción de tiempos de entrega
(Por ejemplo, GPS, TMS con Optimizador de Rutas, QR o RFID para tracking durante entrega, Torres de control)
Integrar la tecnología a tu cadena logística e innovar en los procesos internos de tu empresa es lo que necesitas para ganar ventaja competitiva mediante la entrega a tiempo. Desde la perspectiva de la empresa, tener visibilidad y control en todas las etapas del despacho agiliza el servicio y ayuda a rentabilizar el negocio.
Desde la mirada del cliente, reducir la incertidumbre, ser transparentes y respetar sus tiempos son excelentes maneras de valorar la confianza depositada en nuestra empresa.
Siempre debemos tener en cuenta que, pese a mantener una relación remota, la tecnología en los negocios impacta en una comunicación fluida y cercana con los clientes. En este sentido, implementar un software brinda a la empresa la capacidad de adaptarse a las necesidades del mercado.
Entre sus funcionalidades se destacan:
✅ El seguimiento y el acceso en línea de todas las entregas
✅ Información en tiempo real de la operación como fotografías y firmas
✅ Notificaciones personalizadas vía SMS y correo electrónico
✅ Rastreo vehicular satelital en tiempo real
✅ Planificación de las rutas de distribución
Un buen software de optimización de rutas:
✅ Resuelve la planificación diaria de repartos o retiros, armando el ruteo en pocos minutos.
✅ Es ideal tanto para flota propia como de terceros.
✅ Ofrece diferentes formas de optimización: manual, por polígono, por zona fija o de manera automática.
✅ Cuenta con diferentes parámetros de optimización.
✅ Estima el tiempo de recorrido y llegada al cliente.
✅ Permite el balanceo de la carga, en función de la lógica del negocio, para un uso equilibrado de la flota.
CONCLUSIÓN:
Toda empresa debe llevar a cabo una logística que cumpla con sus entregas de la mejor forma y en el menor tiempo posible. Optimizando todas las fases de tu cadena de suministro para reducir los plazos de envío.
El resultado se plasmará en un servicio mejorado y una mayor satisfacción para tus clientes.
Hoy en día, para poder optimizar la logística de entregas es fundamental contar con tecnologías especializadas y un personal que sepa como llevar a cabo las estrategias.
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