En la actualidad gran parte de las organizaciones económicas, sean grandes o pequeñas, mantienen un limitado manejo del sistema de planificación de la demanda e ignoran la importancia de poseer un nivel de producción que pueda ser pronosticado y que cumpla con el objetivo de cubrir las necesidad de los clientes que lo solicitan, de esta manera se puede evitar escenarios en los que el desabastecimiento provoque la pérdida de un cliente a causa de los recursos limitados y la pésima planificación de la demanda. Mediante el cumplimiento de esta premisa se puede proporcionar información que la gerencia necesita para tomar decisiones efectivas sobre cómo asignar los recursos de una manera que permita a la organización alcanzar sus objetivos. La productividad se maximiza y los recursos no se desperdician en proyectos con pocas posibilidades de éxito.

Por ende, la planificación de la demanda es uno de los principales procesos para la gestión de la cadena de suministro, ya que permite pronosticar la demanda de modo que los productos puedan entregarse de manera confiable y los clientes siempre estén satisfechos. La planificación efectiva de la demanda puede mejorar la precisión de las previsiones de ingresos, alinear los niveles de inventario con los picos y mínimos de la demanda y mejorar la rentabilidad de un canal o producto en particular.

Los planificadores de la demanda vigilan los factores internos y externos que podrían afectar la demanda, como los problemas de la fuerza laboral, los desastres naturales, los patrones climáticos y los eventos de noticias u otras influencias. Recopilar información de todas las fuentes posibles es la mejor manera de generar un pronóstico preciso y garantizar la integración con el pronóstico de suministro para satisfacer eficientemente la demanda del cliente.

El presente tema tiene la finalidad de demostrar la importancia de ejercer una planificación de la demanda dentro de una entidad económica, destacando los beneficios que genera en términos de negociación, así como las desventajas y errores más comunes que se cometen al momento de ejecutar la planificación de la demanda. De esta manera se pretende asegurar la operacionalización económica de la organización y de todo su equipo de trabajo.

La planificación de la demanda es, en cierta medida, exactamente lo que dice; es un sistema, que a menudo forma parte de un proceso más amplio de planificación de ventas y operaciones (proceso S&OP), que se utiliza para elaborar pronósticos relativamente precisos en cuanto a la demanda que existirá para el producto o los servicios de una empresa. Utiliza software para garantizar que la información esté actualizada y que se pueda acceder a todos los datos relevantes.

El pronóstico en su forma más básica generalmente se basa en una serie de criterios clave, como los contratos que existen, los pedidos de ventas que son planes, cualquier demanda propuesta que pueda surgir de eventos futuros y también amenazas que pueden interrumpir la demanda. Sin embargo, puede ser mucho más detallado que esto y un análisis muy profundo de la demanda probable puede llevarse a cabo si eso es lo que necesita el negocio. Por lo tanto, es un sistema flexible que se puede adaptar a las diferentes necesidades de las empresas.

La planificación de la demanda, cuando es más detallada, a menudo se describe como una combinación de tecnología y un proceso comercial porque es fundamental para la planificación de la demanda que proporciona una metodología que identificará claramente las necesidades del cliente (el usuario final) y proporciona un marco de partes interesadas que serán responsables de llevar a cabo toda la planificación requerida para satisfacer las necesidades del cliente y gestionar sus expectativas.

El cliente es el punto focal clave de la planificación de la demanda, pero podría estar en el comercio minorista, en el gobierno o en una agencia del sector público. La parte importante es ver qué necesitará el cliente, luego cómo se puede proporcionar esto y cualquier amenaza que pueda existir para el proceso de satisfacer la demanda probable. La planificación de la demanda es, por lo tanto, una forma de ayudar a estabilizar la cadena de suministro y la estabilidad es la columna vertebral de cualquier buena cadena de suministro.

La planificación de la demanda ayuda a una organización a trazar un curso para el logro de sus objetivos. El mercado puede cambiar en un centavo y los planes de demanda deben moverse a la velocidad del mercado cambiante. Si los planes de demanda no se pueden ajustar con agilidad, las empresas podrían terminar con desabastecimientos y clientes descontentos, o almacenes llenos de inventario no utilizado, gerentes financieros descontentos y millones de dólares en capital de trabajo desperdiciado.

En un mundo ideal, los planificadores de la demanda deben mantenerse a la vanguardia del mercado en lugar de simplemente reaccionar ante él, y tomar decisiones basadas en datos de mercado casi en tiempo real, en lugar de únicamente por datos históricos. Para muchos, la función de planificación de la demanda es, quizás, el aspecto más crucial de cualquier empresa. En esencia, es un proceso de negocios y abarca la gestión y la recopilación de requisitos futuros (algunos reales y otros pronósticos) para los productos / servicios del negocio. Esta función estratégica generalmente coordina (o también ayuda) la alineación de las funciones de producción para satisfacer la demanda.

La planificación de la demanda fomenta el desarrollo de situaciones hipotéticas en cuanto al nivel de producción óptimo para satisfacer la demanda del mercado consumidor, en las que los gerentes intentan imaginar posibles factores de riesgo y desarrollar planes de logística para enfrentarlos. El ritmo de cambio en los negocios es rápido, y las organizaciones deben poder ajustar rápidamente sus estrategias de planificación de la demanda a estas condiciones cambiantes.

La planificación de la demanda es el proceso dentro de la gestión de la cadena de suministro que analiza con precisión cualquier demanda proyectada actual y futura, que luego creará pronósticos para que la empresa dentro del área de producción los utilice. La planificación de la demanda se ha convertido en una parte integral de las instalaciones de producción que buscan mejorar aún más su cadena de suministro general.

Al tratarse sobre las ventajas que brinda la planificación de la demanda, resulta esencial que la empresa lleve a cabo un proceso analítico de manera más profunda y detallada de sus medios de producción y la capacidad para satisfacer la demanda del mercado local. Si la entidad económica no cumple con ello, está disminuyendo sus posibilidades de obtener un resultado más preciso. Antes de utilizar el proceso de planificación de la demanda, es beneficioso comprender las ventajas del proceso. Por lo tanto, a continuación se presentan.

1. Mejora la precisión del pronóstico del producto

La planificación eficaz de la demanda puede ayudar a los gerentes de la cadena de suministro el pronosticar con precisión la producción del producto y los ingresos esperados de la compañía. Por ejemplo, si una empresa ha pronosticado sistemáticamente demasiados productos para una promoción mensual, la planificación de la demanda permite dos cosas:

• a) Un marco para investigar pronósticos previos e identificar por qué las cantidades pronosticadas se pronosticaron de esta manera.

• b) Un enfoque metódico para ajustar pronósticos basados en datos reales de la compañía.

¿Porque es esto importante? Tener un inventario en exceso o inactivo es perjudicial para un negocio. Los minoristas pierden más de $ 1 billón a nivel mundial como resultado de situaciones de exceso de existencias y falta de existencias. Mediante la planificación de la demanda, su empresa puede analizar si ha cumplido con los objetivos mensuales de promoción y si justifica los costos adicionales de mantener un exceso de inventario.

Amazon, una de las empresas de comercio electrónico más grandes del mundo, utiliza la planificación de la demanda para pronosticar la demanda de sus productos, usa un algoritmo de envío predictivo, esta empresa internacional predice y almacena productos de almacén que los clientes compran regularmente. Amazon lo hace analizando el historial de los datos de compra de sus clientes. Por ejemplo, para rollos de toallas de papel, Amazon anticiparía el número de rollos de toallas de papel necesarios en una semana determinada y ajustaría el stock de almacén en consecuencia. Mediante el análisis predictivo, Amazon puede optimizar la planificación empresarial y crear eficiencia empresarial.

2. Aumenta la programación de la cadena de suministro

Al predecir y analizar cuándo es probable que ocurran las ventas, su empresa puede planificar mejor sus cronogramas de producción, almacenamiento y envío. Cuando necesite realizar paradas de mantenimiento obligatorias o reiniciar el sistema de pedidos, puede evitar los períodos de tiempo en los que recibe la mayor cantidad de órdenes para ejecutar estas actividades.

Además, durante los meses en que su empresa anticipa un aumento de la demanda, puede trabajar con sus proveedores y miembros del equipo para garantizar que los niveles de existencias permanezcan altos. En caso de retrasos de cumplimiento anticipados, puede comunicarse con sus clientes lo antes posible y actualizarlos de cualquier problema de cumplimiento que se presente para que puedan prepararse mejor para este retraso.

3. Optimizar la gestión laboral

¿Tienes idea de cuántos miembros del personal requiere tu negocio en la primera semana de julio? Si no ha estado utilizando la planificación de la demanda, es probable que no lo sepa. Si tiene muy pocos trabajadores cuando hay una gran demanda de sus productos, su negocio podría experimentar una disminución en el tiempo de cumplimiento junto con una disminución en los pedidos promedio completados por día.

Al no cumplir con los pedidos de loa clientes a tiempo, lo más probable es que se decepcionen del servicio ofrecido por la empresa y como resultado puede perder el contrato de venta establecido con esos clientes, ya que es más probable que busquen otros proveedores para sus necesidades comerciales.

La predicción exitosa de los picos de demanda permitirá a su empresa planificar sus necesidades de personal con mayor precisión durante los períodos de alta demanda de productos. Luego puede tomar medidas, como contratar a más miembros del personal temporal para asegurarse de que produzca sus productos a tiempo.

4. Crear una gestión eficiente del flujo de caja

La incapacidad de pagar a vendedores y proveedores no es una situación que cualquier gerente de la cadena de suministro quiera enfrentar. Si no paga a sus proveedores a tiempo, es posible que no estén dispuestos a entregarle sus productos, esto pone en riesgo su producción ya que corre el riesgo de que sus clientes se enojen a causa del retraso en la producción y afectando su capacidad para cumplir con sus pedidos.

Además, pronosticar la demanda ayuda a una empresa a predecir cualquier déficit en las ventas. Con esta información, la empresa puede planear acumular efectivo o negociar préstamos o términos de crédito por adelantado para satisfacer sus necesidades financieras.

Ahora que se ha presentado los beneficios de implementar la planificación de la demanda, a continuación se da a conocer el otro lado de las cosas. Aquí hay cuatro desventajas de la planificación de la demanda.

Al pronosticar la demanda se debe tener en cuenta que la asertividad del método de pronóstico dependerá del entendimiento de los patrones históricos que influyen en el comportamiento de la demanda, con el fin de extrapolarlos y acercarnos a los objetivos esperados. A continuación se presentan seis errores que comúnmente se aplican en el pronóstico de la demanda:

Utilizar sólo un método de pronóstico:

Los métodos de pronóstico suelen estar estructurados sobre la base de factores irregulares y parámetros para la elección de datos. Éstos suelen tener mejores resultados al momento de desarrollar un trabajo complementario que permita simplificar el proceso de selección de datos.

Al pronosticar la demanda es recomendable trabajar con dos o más métodos que se complementen o compartan las características de elección de datos, así como las variables de comportamiento que permitan advertir y condensar los supuestos que giran en torno a la demanda. Al tener en cuenta que los pronósticos representan valores de referencia a futuro para la planeación del abastecimiento y la operación de la cadena, las cantidades se convierten en un compromiso de compra sujeto a posteriores correcciones periódicas, con el fin de disipar el impacto propiciado por los factores propios de la incertidumbre y la operación.

No vincular la demanda histórica con la información de mercado.

La demanda de los artículos, en gran medida, se encuentra estrechamente relacionada con factores ajenos y propios de cada rubro, que entendidos en forma correcta, no deben representar mayor riesgo. Por lo general, estas fluctuaciones suelen presentarse como consecuencia de la variación en precios, escasez, promociones y descuentos.

No administrar el margen de error.

En cuanto las proyecciones no reflejen la demanda real del mercado, por lo general estarán expuestas a cierto error de pronóstico, el cual se mide empleando herramientas estadísticas como la desviación estándar, varianza y desviación media absoluta (DMA). Estas permiten entender cuán disperso es el pronóstico respecto a la demanda real y sirven en la práctica como herramientas de comparación de métodos para elegir aquel que se acerque a la demanda real.

Los errores de pronóstico pueden desencadenar efectos significativos en la asignación de recursos financieros, infraestructura, tecnología, personal y en el manejo de la información, destinándose a esfuerzos innecesarios. Muchas actividades de la empresa dependen de un pronóstico exhaustivo y confiable y cumplen un rol preponderante en los resultados operativos y dependen de un pronóstico exhaustivo y confiable, por lo que no pueden estar ajenas a la presencia de riesgo en su estructura. Los errores de pronóstico son consecuencia de: a) Datos poco confiables. La inexactitud de los registros de inventarios sobre el físico, al igual que la poca confiabilidad de datos históricos de demanda, podrían inducir al error en los resultados de cualquier modelo de proyección. b) Ventas por demanda.
Es necesario desarrollar herramientas que permitan registrar la demanda real de los artículos y no solo las cantidades vendidas. Además, hay que considerar que estos podrían ser distintos debido a bajos niveles de servicio. c) Picos de demanda. La demanda, aunque sea inelástica, podría presentar variaciones que normalmente no pueden predecirse y en ocasiones causan una respuesta equivocada, al considerarla como constante para los próximos periodos y no identificarla como comportamientos atípicos motivados por promociones o quiebres de inventario. Estos picos de demanda deben excluirse del horizonte de datos, ya que tienden a distorsionar los resultados.

Elegir una base insuficiente de datos:

Constantemente nos cuestionamos si la cantidad de datos elegidos son los correctos. Podemos encontrar diversas fuentes bibliográficas que recomiendan tomar la mayor cantidad de información histórica para absorber las desviaciones que se presentan en las variables sistemáticas del pronóstico, mientras que algunos detractores resaltan la importancia de identificar la naturaleza de la demanda del artículo, ya que esta condiciona el resultado del margen de error de los métodos de pronóstico.

Por lo tanto, cuando la demanda por un artículo no es constante, arrastra en su estructura distintos componentes aleatorios que no permiten determinar un patrón de comportamiento en el tiempo y a los que se debe considerar la cantidad de datos más representativa sobre el periodo de pronóstico.

No considerar que la demanda puede ser elástica:

La demanda no siempre es constante, ya que en ocasiones presenta fluctuaciones que responden a factores que escapan de cualquier análisis, atribuyéndole un alto grado de exposición a la incertidumbre. Cuando un artículo tiene demanda inelástica, podrá identificarse con mayor facilidad entre sus componentes factores aleatorios, de tendencia y estacionales, que favorecerán el margen de asertividad al no ser tan sensibles a las variaciones del mercado y destacan por su bajo grado de complejidad en la proyección.

Dentro de esta categoría podrían considerarse los artículos de primera necesidad, aquellos que mantienen la esencia de su demanda sin mayor dispersión y que ignoran parcial o en forma total los elementos que la afectan. En cambio, la demanda por un artículo es elástica al presentar un alto grado de incertidumbre y variación en cuanto al cumplimiento del tiempo y cantidad pronosticada, recurriéndose a métodos de mayor complejidad para el pronóstico. La elasticidad permite determinar qué tan sensibles son los artículos con demanda probabilística a factores ambientales, económicos y comerciales.

Un cambio en el inicio de las temporadas podría alterar la demanda de los artículos, haciendo cada año del pronóstico una tarea compleja, especialmente en industrias estacionales. La variación en la tasa de inflación y el tipo de cambio incrementan o recortan la demanda en el mercado, en tanto la mejora en el PIB no garantiza que tenga un efecto positivo sobre la demanda. Si en la actualidad compra una marca de zapatillas y como consecuencia del incremento de la capacidad de gasto, tal vez no necesariamente comprará más pares de la misma marca. Quizá su decisión pase por comprar aquella marca que anteriormente no podía pagar, por lo tanto, la demanda puede migrar hacia el artículo o marca líder en el mercado, pero también podríamos recibir a nuevos clientes que anteriormente no podían adquirir nuestro artículo. La clave ante este tipo de situaciones es tener claramente identificada nuestra participación y potencial de crecimiento en el mercado.

Ignorar el ciclo de vida:

Los métodos de pronóstico dependen de los patrones de tendencia y estacionalidad, por lo que es imprescindible identificar la etapa y los datos de la demanda histórica de los artículos para determinar qué tan significativos son sobre el periodo que buscamos estimar y así facilitar la elección del método cuantitativo. Estimar la demanda de un artículo que recién se introduce al mercado, podría tomar como referencia cuantitativa la demanda de artículos similares, así como definir el nivel de inversión operativa y comercial para establecerlo como punto de equilibrio.

En esta etapa, la falta de información histórica nos podría llevar también a métodos cualitativos como las encuestas y otros de mayor desarrollo como Delphi, los cuales permitan predecir con mayor certeza el comportamiento de la demanda de los artículos. No contar con la información más adecuada en esta etapa, podría significar el cierre anticipado del ciclo de vida del producto. La demanda puede crecer como resultado de acciones integradas que se desarrollan entre el área comercial y operaciones, ya que ambas convergen para responder a las necesidades de los clientes, quienes han incluido en su presupuesto de compra a este nuevo artículo, comenzando a generar un patrón de comportamiento a través de datos, que bien identificados pueden extrapolarse al utilizar el método de regresión lineal y multiplicativo que corrige el pronóstico mediante un factor de tendencia. En la etapa de maduración, la demanda se torna más predecible y con menor variabilidad, por lo que se puede recurrir a métodos de menor complejidad como el promedio móvil, suavizamiento y ponderado para que el pronóstico responda sin mayor dificultad a la demanda real. Cuando la demanda comienza a decaer y se acerca al cierre del ciclo del producto, los factores que condicionan la tendencia de recogimiento pueden entenderse con mayor facilidad, aplicándose los mismos métodos que anteriormente consideramos en la etapa de crecimiento, reforzándose los resultados al tomar en cuenta la opinión de los expertos para anticiparnos a cambios inesperados como consecuencia de factores económicos, comerciales y ambientales propios del mercado.

Actualmente, el estimar la demanda futura es una de las actividades más valiosas que las organizaciones económicas emprenden. El impacto de un plan de demanda se siente en todo el negocio, desde ventas y marketing hasta fabricación y distribución. Cuando se hace correctamente, la planificación de la demanda puede colocarlo en una excelente posición para brindar un excelente servicio al cliente mientras cumple con sus objetivos financieros.

¿Cómo planificar?
Uno de los conjuntos de actividades más comunes en la gestión es la planificación de la demanda. En pocas palabras, la planificación de la demanda permite a la empresa direccionar sus objetivos productivos para cubrir con la demanda local o mejorar algún sistema de distribución logística, y luego guiar al sistema para que siga la dirección. Por ende, este método de planificación de la demanda es esencial dentro de las entidades económicas, para lograr que esta sea llevada a cabo de manera efectiva, se describen algunos consejos que pueden servir para su mejor desempeño:

– Realizar un seguimiento de la planificación de la demanda.
Si forma parte de una organización que mantiene datos muy detallados sobre el inventario y las tasas de cumplimiento de cada mes, la planificación de la demanda podría ser útil. Puede realizar un seguimiento de los meses en los que el equipo de la cadena de suministro se ha destacado y tratar de reflejar algunas de las formas en que pudieron lograr tal éxito.

– Elaborar una estructura organizativa simple.
Si no forma parte de una organización que tiene muchos datos históricos, comenzar con una estructura organizativa simple con un proceso analítico claro y simple probablemente sea un gran comienzo. Intentar implementar cualquier cosa que sea más complicada de lo que se pretendía originalmente no es la decisión más acertada al comenzar.

– Mantener un sistema informático de control de inventario vigente.
Si bien la utilidad del uso de la planificación de la demanda es discutible, el uso de un inventario y un software de administración de pedidos para ayudarlo a administrar el proceso de su cadena de suministro solo brindan beneficios para su negocio.

– Comprender los impulsores de la incertidumbre.
Existen numerosos factores que pueden afectar la capacidad de una empresa para pronosticar con precisión. Conocer estos factores de antemano ayuda a las empresas a planificar con anticipación. Los fabricantes deberían preguntarse:

• ¿Qué tan consistente es su demanda?
• ¿Cuáles son los factores que influyen en la variable o las variables que se pronostican?
• ¿Qué nivel de visibilidad de la cadena de suministro tiene?
• ¿Qué tan confiables son sus modos de transporte?
• ¿Tiene acceso a múltiples modos de transporte?

– Prepárese para el cambio.
Comprender las competencias básicas que una empresa necesita para tener éxito en la planificación de la demanda es fundamental. Antes de embarcarse en implementar o cambiar el proceso de planificación de la demanda, las empresas deben:

• Asegúrese de tener las habilidades adecuadas para sus necesidades.
• Establezca los programas de capacitación correctos.
• Participe en la planificación de ventas y operaciones donde se requiera una planificación multifuncional.
• Definir métodos para medir el rendimiento.

– Espera lo inesperado.
La única garantía en el pronóstico es que no todo saldrá exactamente como se planeó. Es por eso que es crucial tener alternativas definidas o planes de respaldo. Las empresas deberían:

• Asegurarse de tener la flexibilidad para obtener rápidamente suministros alternativos del campo y una capacidad de servicio urgente para entregarlos.
• Mirar los servicios de transporte con tiempo definido y las opciones para acortar los plazos de entrega y hacerlos menos variables.
• Asegurarse de trabajar con operadores / proveedores / socios que tengan modelos comerciales flexibles. Planificar con anticipación para cada escenario.