Introducción

Podemos precisar que la gestión de compras como todo el proceso de adquisición de artículos a proveedores externos, se trata de gestionar las adquisiciones, recepcionar, inspeccionar y aprobar órdenes de compra, incluyendo también la administración de la relación con los proveedores.

La gestión de compras involucra la identificación de la necesidad interna, investigación de soluciones afines que se adapten a nuestras exigencias de calidad, adquisición de productos en el tiempo correcto para garantizar stock, realizar previsiones de precios, analizar costes y controlarlos, entre otras muchas funciones.

Tener una buena estructura de Compras basada en una metodología clara y en herramientas tecnológicas, es clave para optimizar el gasto total de la empresa.

 

Importancia de la gestión de compras y proveedores

La gestión de compras afecta el flujo de efectivo, los costos de inventario, los problemas contractuales y la disponibilidad del producto. Por lo tanto, es crucial que las empresas tengan un buen proceso de selección, evaluación y adjudicación de ordenes de compras asegurando la continuidad del proceso con Proveedores capaces.

El principio más básico de la gestión de compras es que los bienes y servicios siempre se deben comprar y entregar al mejor precio posible para ayudar a maximizar las ganancias. Sin embargo, esto ya no es suficiente. También se debe buscar disponibilidad, calidad, confiabilidad, flexibilidad y por, sobre todo, en las categorías adecuadas un desarrollo de la relación proveedor-comprador.

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Ventajas de gestionar correctamente las adquisiciones de tu empresa:

  • Costes más bajos

Las compras pueden ayudar a mantener bajos los costos al evaluar constantemente las condiciones del mercado. Un equipo experto en adquisiciones realizará levantamiento y desarrollo de proveedores para lograr obtener las mejores opciones, generando comparaciones técnicas y financieras para encontrar la mejor solución para la empresa.

 
  • Costes más bajos

Las compras pueden ayudar a mantener bajos los costos al evaluar constantemente las condiciones del mercado. Un equipo experto en adquisiciones realizará levantamiento y desarrollo de proveedores para lograr obtener las mejores opciones generando comparaciones técnicas y financieras para encontrar la mejor solución para la empresa.

  • Reduce el riesgo

Una de las principales preocupaciones de la organización es reducir el riesgo de terceros y mantener la estabilidad en toda la cadena de suministro. Al identificar quiénes son nuestros mayores proveedores o nuestras principales categorías-proveedores, podemos desarrollar planes de acciones específicos de acuerdo a los diferentes casos, incluyendo la generación de alternativas de suministro y mapeos dinámicos de riesgos de los proveedores, con la finalidad de reducir el riesgo y ahorrar tiempo y recursos para la organización.

  • Tecnología

A la hora de gestionar las compras de nuestra empresa, la tecnología puede ser uno de nuestros grandes aliados para identificar problemas en el abastecimiento y mejorar la eficiencia. Un buen software de adquisiciones puede ayudarnos a ahorrar tiempo y dinero al automatizar muchas tareas repetitivas, liberando a su equipo para que se concentre en el negocio principal.

  • Gestión de la cadena de suministro

La cadena de suministro cubre todo el camino de un bien o servicio desde la creación hasta el consumo. La gestión y optimización adecuadas de la cadena de suministro pueden ayudar a mejorar el producto final, agregar más valor a los clientes y crear una ventaja competitiva.

  • Reduce el riesgo

Una de las principales preocupaciones de la organización es reducir el riesgo de terceros y mantener la estabilidad en toda la cadena de suministro. Al identificar quiénes son nuestros mayores proveedores o nuestras principales categorías-proveedores, podemos desarrollar planes de acciones específicos de acuerdo a los diferentes casos, incluyendo la generación de alternativas de suministro y mapeos dinámicos de riesgos de los proveedores, con la finalidad de reducir el riesgo y ahorrar tiempo y recursos para la organización.

  • Tecnología

A la hora de gestionar las compras de nuestra empresa, la tecnología puede ser uno de nuestros grandes aliados para identificar problemas en el abastecimiento y mejorar la eficiencia. Un buen software de adquisiciones puede ayudarnos a ahorrar tiempo y dinero al automatizar muchas tareas repetitivas, liberando a su equipo para que se concentre en el negocio principal.

  • Gestión de la cadena de suministro

La cadena de suministro cubre todo el camino de un bien o servicio desde la creación hasta el consumo. La gestión y optimización adecuadas de la cadena de suministro pueden ayudar a mejorar el producto final, agregar más valor a los clientes y crear una ventaja competitiva.

  •  Gestión de inventarios
 

El seguimiento del inventario incluye una perspectiva desde los fabricantes hasta la logística del almacén y luego desde las instalaciones hasta el punto de la venta.  La principal ventaja de la gestión de inventario es la obtención del producto específico organizado y en el momento oportuno.

Cuando no se lleva una adecuada gestión, la empresa podría asumir pérdidas como consecuencia de una deficiente organización. Dentro de la gestión de inventarios es necesario tener un sistema de control que ayude a revisar los recursos e implementar técnicas que permitan evaluar correctamente las mercancías.

Si buscas mejorar la gestión de inventarios, la mejor opción es unirte a nuestro Taller Gratuito Aplicando Analítica avanzada a la Gestión de Inventarios”

  • Gestión de relaciones con proveedores (SRM)

Las relaciones con los proveedores son un elemento clave de la gestión de compras.

Construir buenas relaciones con nuestros proveedores es mutuamente beneficioso. Cuando un proveedor se asocia con una empresa e invierte en una relación a largo plazo, ambas partes ganan. Por lo tanto, es muy importante gestionar, desarrollar y hacer crecer esta relación.

Para conocer cuál es relación más adecuada a desarrollar y hacer crecer es crucial definir una estrategia de abastecimiento que se logre cascadear hacia niveles inferiores los planes de acciones concretos por categorías y segmentos.

La segmentación y categorización es una herramienta clave para el gerenciamiento estratégico del abastecimiento y puedes conocerlo a detalle durante nuestra 👉 CLASE DEMOSTRATIVA   

  • Gestión de calidad

La calidad es otro beneficio importante de una buena gestión de compras. El departamento debe velar por el cumplimiento de nuestros requisitos de calidad.

Permite lograr una ventaja competitiva, pues todos los procesos deben realizarse de acuerdo con los principios del concepto de calidad total.

Los procesos de compras deben asegurar un equilibrio entre las necesidades y los recursos materiales disponibles, para que la organización pueda operar de manera efectiva y eficiente.

El seguimiento del inventario incluye una perspectiva desde los fabricantes hasta la logística del almacén y luego desde las instalaciones hasta el punto de la venta.  La principal ventaja de la gestión de inventario es la obtención del producto específico organizado y en el momento oportuno.

Cuando no se lleva una adecuada gestión, la empresa podría asumir pérdidas como consecuencia de una deficiente organización. Dentro de la gestión de inventarios es necesario tener un sistema de control que ayude a revisar los recursos e implementar técnicas que permitan evaluar correctamente las mercancías.

Para tener una correcta gestión de inventarios te invitamos a unirte a nuestro taller Aplicando Analítica avanzada a la Gestión de Inventarios.

  • Gestión de relaciones con proveedores (SRM)

Las relaciones con los proveedores son un elemento clave de la gestión de compras. Construir buenas relaciones con nuestros proveedores es mutuamente beneficioso. Cuando un proveedor se asocia con una empresa e invierte en una relación a largo plazo, ambas partes ganan. Por lo tanto, es muy importante gestionar, desarrollar y hacer crecer esta relación.

Para conocer cuál es relación más adecuada a desarrollar y hacer crecer es importante definir una estrategia de abastecimiento que se logre cascadear hacia niveles inferiores los planes de acciones concretos por categorías y segmentos. La segmentación y categorización es una herramienta clave para el gerenciamiento estratégico del abastecimiento y puedes conocerlo a detalle en la siguiente clase libre

  • Gestión de calidad

La calidad es otro beneficio importante de una buena gestión de compras. El departamento debe velar por el cumplimiento de nuestros requisitos de calidad.

Permite lograr una ventaja competitiva, pues todos los procesos deben realizarse de acuerdo con los principios del concepto de calidad total.

Los procesos de compras deben asegurar un equilibrio entre las necesidades y los recursos materiales disponibles, para que la organización pueda operar de manera efectiva y eficiente.

Proceso de compras

A lo largo del ciclo de compras, las empresas identificarán necesidades, investigarán proveedores, realizarán análisis de valor, revisarán procesos, monitorearán y evaluarán pedidos, y más.

Los siete pasos del proceso de compra incluyen lo siguiente:

 
  1. Crear solicitudes de compra

Las solicitudes de compra son documentos internos que se utilizan para comprar bienes o servicios. La solicitud de compra contiene el nombre y departamento de la persona que solicita el producto o servicio, fecha de solicitud, producto o servicio solicitado, descripción del producto, cantidad y precio.

 

Proceso de compras

A lo largo del ciclo de compras, las empresas identificarán necesidades, investigarán proveedores, realizarán análisis de valor, revisarán procesos, monitorearán y evaluarán pedidos, y más.

Los siete pasos del proceso de compra incluyen lo siguiente:

  1. Crear solicitudes de compra

Las solicitudes de compra son documentos internos que se utilizan para comprar bienes o servicios. La solicitud de compra contiene el nombre y departamento de la persona que solicita el producto o servicio, fecha de solicitud, producto o servicio solicitado, descripción del producto, cantidad y precio.

  1. Aprobación del presupuesto

El presupuesto son los fondos asignados que se utilizan para comprar bienes. Este documento garantiza que se asignen fondos suficientes a cada producto.

  1. Crear RFQs y RFPs

Una solicitud de cotización describe el requisito en detalle y solicita una cotización específica del proveedor seleccionado. No todos los procesos de gestión de compras incluyen cotizaciones, pero son una excelente manera de estandarizar las relaciones con los proveedores, hacer comparaciones y obtener el mejor precio por la más alta calidad.

  1. Selección de proveedores

La selección de proveedores es el proceso de elección del posible vendedor o proveedor con el que una organización debe hacer negocios. La selección de proveedores es identificar con cuál de los proveedores vamos a establecer una relación comercial mutuamente beneficiosa con un proveedor fiable que ofrezca la mejor relación calidad/precio.

Una vista de revisar la selección del proveedor es por medio de un comparativo cuantitativo de precios de Proveedores. Sin embargo, es una de las herramientas de todas las posibles que exploramos en la Certificación Internacional Comprador, Negociador y Planificador.

  1. Crear una orden de compra

Una vez que los proveedores hayan aceptado sus términos, es hora de crear una orden de compra. Una orden de compra es un documento vinculante del comprador al vendedor. La diferencia entre una orden de compra y una solicitud de compra es que esta última es un contrato. La Compañía acepta comprar al Proveedor como se especifica en la Orden de Compra. Antes de realizar una compra, la empresa crea una orden de compra, indicando los datos necesarios e incluyendo la propuesta de pago.

  1. Aprobación de facturas

Una vez que haya verificado la orden de compra para asegurarse de que coincida con su cotización y otros documentos relacionados con la compra (como solicitudes de compra, recibos, etc.) y definido las excepciones para asegurarse de que no se pierda información importante, puede mover la orden de compra. gerencia para obtener la aprobación necesaria.

  1. Aprobación del contrato

Los contratos con proveedores pueden ser a largo plazo o esporádicos para satisfacer una necesidad específica de una cantidad de suministro específica. En cualquier caso, debe revisar el contrato y asegurarse de que todas las partes estén de acuerdo con los términos. Sería bueno tener un contrato estandarizado para acelerar el proceso. Revíselo detenidamente antes de confirmarlo, ya que es legalmente vinculante una vez firmado.

  1. Aprobación del presupuesto

El presupuesto son los fondos asignados que se utilizan para comprar bienes. Este documento garantiza que se asignen fondos suficientes a cada producto.

  1. Crear RFQs y RFPs

Una solicitud de cotización describe el requisito en detalle y solicita una cotización específica del proveedor seleccionado. No todos los procesos de gestión de compras incluyen cotizaciones, pero son una excelente manera de estandarizar las relaciones con los proveedores, hacer comparaciones y obtener el mejor precio por la más alta calidad.

  1. Selección de proveedores

La selección de proveedores es el proceso de elección del posible vendedor o proveedor con el que una organización debe hacer negocios. La selección de proveedores es identificar con cuál de los proveedores vamos a establecer una relación comercial mutuamente beneficiosa con un proveedor fiable que ofrezca la mejor relación calidad/precio.

Una vista de revisar la selección del proveedor es por medio de un comparativo cuantitativo de precios de Proveedores. Sin embargo, es una de las herramientas de todas las posibles que exploramos en la Certificación Internacional Comprador, Negociador y Planificador.

  1. Crear una orden de compra

Una vez que los proveedores hayan aceptado sus términos, es hora de crear una orden de compra. Una orden de compra es un documento vinculante del comprador al vendedor. La diferencia entre una orden de compra y una solicitud de compra es que esta última es un contrato. La Compañía acepta comprar al Proveedor como se especifica en la Orden de Compra. Antes de realizar una compra, la empresa crea una orden de compra, indicando los datos necesarios e incluyendo la propuesta de pago.

  1. Aprobación de facturas

Una vez que haya verificado la orden de compra para asegurarse de que coincida con su cotización y otros documentos relacionados con la compra (como solicitudes de compra, recibos, etc.) y definido las excepciones para asegurarse de que no se pierda información importante, puede mover la orden de compra. gerencia para obtener la aprobación necesaria.

  1. Aprobación del contrato

Los contratos con proveedores pueden ser a largo plazo o esporádicos para satisfacer una necesidad específica de una cantidad de suministro específica. En cualquier caso, debe revisar el contrato y asegurarse de que todas las partes estén de acuerdo con los términos. Sería bueno tener un contrato estandarizado para acelerar el proceso. Revíselo detenidamente antes de confirmarlo, ya que es legalmente vinculante una vez firmado.

Estrategias de compras y abastecimiento

Tener una estrategia de compra ayuda a tomar decisiones de compra más efectivas y entregar productos de calidad a tiempo con términos mutuamente aceptables. Existen una serie de estrategias de compra que las empresas pueden emplear para obtener estos beneficios. A continuación de detallo tres de las varias que revisamos en la Certificación Internacional Comprador, Negociador y Planificador:

Estrategias de compras y abastecimiento

Tener una estrategia de compra ayuda a tomar decisiones de compra más efectivas y entregar productos de calidad a tiempo con términos mutuamente aceptables.

Existen una serie de estrategias de compra que las empresas pueden emplear para obtener estos beneficios. A continuación detallo tres de las perspectivas que revisamos en la Certificación Internacional Comprador, Negociador y Planificador:

¿Como optimizar los procesos de compras?

Actualmente las empresas se enfrentan a una gran variedad de problemas y desafíos en la Supply Chain. Puntualmente, hablamos de cortes de suministros, retrasos en los abastecimientos y las alzas en precios de materias primas.

Por eso te hemos resumido en 7 puntos claves para optimizar al máximo a tu equipo de Compras:

🎯 Clave 1: Definir una estrategia de compras

La estrategia de Compras debe basarse en un plan de negocios que ayude a la organización en sus compras de bienes y servicios. Dicho plan puede realizarse como un documento formal, o como un conjunto de pautas bien definidas.

🎯 Clave 2:  Hacer un Spend Management

En este punto debemos ser capaces de identificar y analizar cada compra o segmento de compras que efectúa la empresa. Para ello, nos solemos apoyar de herramientas como lo son la segmentación y categorización de proveedores.

Segmenta a tus proveedores junto a expertos en nuestra clase gratuita 👉 VER CLASE

🎯 Clave 3:  Realizar un Category Management

El objetivo es tener una visión amplia de la estructura de costes de la compañía que nos permita controlar de manera sencilla como se reparte el gasto total.

🎯 Clave 4:  Poner el foco en los proveedores

Una buena gestión de nuestros proveedores es mejorar la calidad, la puntualidad y la rentabilidad de los bienes o servicios adquiridos a los proveedores, todo ello mientras establecemos relaciones duraderas y de confianza con ellos.

🎯 Clave 5:  Contract Management

Es fundamental para mantener actualizados y gestionar correctamente los contratos, hacer una revisión periódica de los contratos ya que es primordial para mejorar la salud financiera de la empresa.

🎯 Clave 6:  Política de Risk Management

Se ha convertido en imprescindibles para los profesionales de Compras de cualquier empresa, gestionar los riesgos en entornos impredecibles como el actual.

🎯 Clave 7:  Autorizar tareas repetitivas

La automatización de procesos en Compras libera al equipo de cargas que no aportan valor, para focalizar acciones sobre las actividades que tienen un impacto directo en la organización.

Automatizando algunos procesos como:

    • Órdenes de compra
    • Gestión de facturas
    • Gestión de proveedores
  • Definir una estrategia de compras

La estrategia de Compras debe basarse en un plan de negocios que ayude a la organización en sus compras de bienes y servicios. Dicho plan puede realizarse como un documento formal, o como un conjunto de pautas bien definidas.

  • Hacer un Spend Management

En este punto debemos ser capaces de identificar y analizar cada compra o segmento de compras que realiza la empresa. Para ello, nos solemos apoyar de herramientas como lo son la segmentación y categorización que puedes conocerlo a detalle en la siguiente clase libre

  • Realizar un Category Management

El objetivo es tener una visión amplia de la estructura de costes de la compañía que nos permita controlar de manera sencilla como se reparte el gasto total.

  • Poner el foco en los proveedores

Una buena gestión de nuestros proveedores es mejorar la calidad, la puntualidad y la rentabilidad de los bienes o servicios adquiridos a los proveedores, todo ello mientras establecemos relaciones duraderas y de confianza con ellos.

  • Contract Management

Es fundamental para mantener actualizados y gestionar correctamente los contratos, hacer una revisión periódica de los contratos ya que es primordial para mejorar la salud financiera de la empresa.

  • Política de Risk Management

Se ha convertido en imprescindibles para los profesionales de Compras de cualquier empresa, gestionar los riesgos en entornos impredecibles como el actual.

  • Autorizar tareas repetitivas

La automatización de procesos en Compras libera al equipo de cargas que no aportan valor, para focalizar acciones sobre las actividades que tienen un impacto directo en la organización.

Automatizando algunos procesos como:

  • Órdenes de compra
  • Gestión de facturas
  • Gestión de proveedores

Tips para mejorar el Área de Compras

El departamento de compras se encuentra en constante desafío para mostrar soluciones que mejoren el cumplimiento, aumenten la precisión entre la oferta y la demanda y que promuevan la prolongación del negocio. A continuación, comparto 6 tips que te ayudarán a mejorar tu proceso de compras actual:

  • Mapear la situación actual

Para verificar la realidad de la empresa, con mayor precisión, es indispensable identificar sus fortalezas y debilidades. En términos de: Producción, costos, provisión y atención a los costos con la finalidad de acompañar los mismos con la estrategia de abastecimiento y los planes de acción de mejora.

  • Mapear la situación actual

Para verificar la realidad de la empresa, con mayor precisión, es indispensable identificar sus fortalezas y debilidades. En términos de: Producción, costos, provisión y atención a los costos con la finalidad de acompañar los mismos con la estrategia de abastecimiento y los planes de acción de mejora.

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  • Estudia a la competencia

Fíjate como la competencia encara a sus procesos de compras. Para eso pon en marcha una estrategia de benchmarking identificando y comparando los procedimientos ajenos con los procesos implementados en tu negocio. Una buena práctica de obtener información es asistiendo a espacios de formación y capacitación en donde e comparten experiencias y buenas prácticas de diferentes países, empresas y sectores.

  • Evalúa la eficiencia de los proveedores

Investiga con cierta frecuencia nuevos posibles partners ó proveedores. Una buena gestión de proveedores que repercute directamente en la eficiencia del sector de compras, optimizando la gestión de inventarios y además asegurando que la empresa cuente con los recursos necesarios para el correcto funcionamiento. Para medir a tus proveedores, pero también tu gestión como comprador puedes usar nuestra plantilla descargable aquí. https://elitelogis.com/dashboardcompras/

  • Optimiza las técnicas de negociación

Es imprescindible implementar tácticas de negociación que permitan obtener ventajas tanto en precios como plazos y formas de pago. Es ampliamente recomendable que el líder de compras busque presupuestos con diferentes proveedores prefiriendo las alternativas que proporcionan mejores condiciones al negocio.

  • Capacita a los colaboradores

Más allá de adoptar recursos tecnológicos e invertir en procedimientos que mejoren la gestión de compras, la empresa debe dirigir recursos a la capacitación de los profesionales para que puedan ejercer sus actividades con eficiencia. Una excelente opción de formación es nuestra Certificación Internacional denominada “Comprador, Negociador y Planificador”.

  • Analiza los resultados

Es esencial verificar si los nuevos procedimientos están aportando los resultados esperados. Si los indicadores son positivos, lo ideal es mantenerlos vigentes y añadirles pequeños detalles de mejora. En el caso de que manifiesten deficiencias, es necesario modificar y poner en práctica los nuevos procedimientos para el éxito. Para evaluar tu gestión como comprador puedes usar nuestra plantilla descargable aquí.

  • Estudia a la competencia

Fíjate como la competencia encara a sus procesos de compras. Para eso pon en marcha una estrategia de benchmarking identificando y comparando los procedimientos ajenos con los procesos implementados en tu negocio. Una buena práctica de obtener información es asistiendo a espacios de formación y capacitación en donde e comparten experiencias y buenas prácticas de diferentes países, empresas y sectores.

  • Evalúa la eficiencia de los proveedores

Investiga con cierta frecuencia nuevos posibles partners ó proveedores.

Una buena gestión de proveedores que repercute directamente en la eficiencia del sector de compras, optimizando la gestión de inventarios y además asegurando que la empresa cuente con los recursos necesarios para el correcto funcionamiento.

Comienza hoy a medir a tus proveedores, pero también tu gestión como comprador.

🎁Utiliza nuestra [Plantilla Excel] Dashboard para la Gestión de Proveedores y Abastecimiento 

  • Optimiza las técnicas de negociación

Es imprescindible implementar tácticas de negociación que permitan obtener ventajas tanto en precios como plazos y formas de pago. Es ampliamente recomendable que el líder de compras busque presupuestos con diferentes proveedores, prefiriendo las alternativas que proporcionan mejores condiciones al negocio.

  • Capacita a los colaboradores

Más allá de adoptar recursos tecnológicos e invertir en procedimientos que mejoren la gestión de compras, la empresa debe dirigir recursos a la capacitación de los profesionales para que puedan ejercer sus actividades con eficiencia.

Una excelente opción de formación es nuestra “Certificación Internacional denominada “Comprador, Negociador y Planificador”.

  • Analiza los resultados

Es esencial verificar si los nuevos procedimientos están aportando los resultados esperados. Si los indicadores son positivos, lo ideal es mantenerlos vigentes y añadirles pequeños detalles de mejora.

En el caso de que manifiesten deficiencias, es necesario modificar y poner en práctica los nuevos procedimientos para el éxito.

🎁 Para evaluar tu gestión como comprador puedes usar nuestra [Plantilla Excel] Dashboard para la Gestión de Proveedores y Abastecimiento 

 

Conclusiones

Hay varias formas de optimizar los procesos en el departamento de compras, y cuál es la más adecuada para una empresa en particular depende de la madurez del departamento de compras y las necesidades de la organización.

Entre todas las diferentes opciones para lograr la optimización de compras, todas tienen una cosa en común: la capacidad del personal en implementarla. Desde la fortaleza y seguridad de un personal comprometido, capaz y eficiente, las empresas generan resultados que las empresas buscan.

Recomendación

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