Mejora continua de la cadena de suministro en 6 pasos

Un proyecto de mejora continua en la cadena de suministro puede implicar operativas a gran escala, aunque casi siempre se trata de pequeños ajustes graduales en departamentos concretos. No va de que grandes ejecutivos tomen grandes decisiones sino de implicar al personal de primera línea para implementar las mejoras que impulsan la mejora continua. Por ello, se proponen seis pasos para desarrollar un programa de mejora continua.

Implementar un programa de mejora continua en la cadena de suministro puede parecer un proyecto arduo, pero los beneficios superan con creces el esfuerzo. Unos pequeños cambios pueden producir notables resultados.

Pero para comenzar, hay que preguntarse ¿Qué es la mejora continua? Es un enfoque proactivo para ofrecer un servicio al cliente que se base en la participación de los empleados para desarrollar soluciones a los desafíos de la empresa a medida que surgen.

Algunos proyectos de mejora continua son transformaciones operativas a gran escala, pero la gran mayoría son realmente pequeños ajustes graduales realizados por el staff dentro de cada departamento concreto, en lugar de en toda la organización.

La clave es que un programa de mejora continua no depende de que los altos directivos tomen grandes decisiones estratégicas, sino que más bien sean los empleados y gerentes de primera línea los que implementen pequeñas mejoras, que se convertirán en resultados positivos y medibles.

La mejora continua implica seis fases distintas que buscan obtener pequeñas mejoras en los procesos y productos, con el objetivo de aumentar la calidad y reducir las incidencias.

• Evaluar la situación actual, es decir, reconocer cómo se encuentra la cadena de suministro para facilitar la detección de puntos débiles en los procesos y poder implementar estrategias de mejora.
• Identificar el problema principal. Se debe señalar el lugar en el que se encuentran los procesos de la cadena de suministro y el lugar ideal en el que deberían estar. Por ejemplo, un problema que puede surgir es que exista descoordinación en el sistema de citación para recoger cargas en un centro logístico cuando ningún responsable organizativo y verificador esté en el lugar, lo que lleva a que el conductor no pueda recibir la mercancía y se pierda tiempo y dinero. En este caso, la identificación del problema es clara ya que sabes cuál es la problemática y sabes los procedimientos que hay que cambiar para reformar la situación.
• Se establece un objetivo. Es importante fijarlo para saber hacia qué trabajar y cómo medir los progresos. En este escenario y siguiendo el ejemplo anterior de la descoordinación, nuestro objetivo sería eliminar los procesos evitables, agilizar la comunicación entre todas las partes involucradas en los envíos, coordinar los horarios y calendarios de todas las partes involucradas y mejorar la eficiencia operativa.
• Con las metas claras, hay que trazar una estrategia. En este paso es fundamental incluir a los miembros del equipo. Se deben hacer consultas internamente para que cada miembro pueda contribuir con sus ideas y desarrollar una estrategia coherente. Aquí se deben determinar las partes principales involucradas, proponer soluciones, señalar los beneficios previstos y los desafíos. Para ello se pueden realizar reuniones semanales para que los empleados compartan su punto de vista y sus observaciones. Con este trabajo se aumentará el reconocimiento corporativo y se elevará la moral de los trabajadores porque se verán representados en las decisiones.
• Medir la efectividad. Para calcular las mejoras, es importante analizar la eficacia de las acciones llevadas a cabo en relación con los objetivos marcados. Hay que hacer un seguimiento de los proyectos sobre una base mensual, trimestral y anual para maximizar el control e implementación del proceso de mejora continua.
• Celebrar el éxito de los nuevos procedimientos y estrategias. Es una fase significativa del proceso de mejora continua porque es una oportunidad para fortalecer la compañía. Se fomenta una cultura orientada al equipo, compuesta por individuos comprometidos con la mejora continua. Para celebrar el éxito, algunas acciones que se pueden realizar son: enviar comunicados a los departamentos para reconocer a los equipos de operaciones con el mayor número promedio de proyectos, reconocer a las personas que conceptualizaron y gestionaron el mayor número de planes, dar a los representantes de los departamentos la oportunidad de presentar sus proyectos a los altos dirigentes para que den su opinión, o premiar a los equipos con bonos o regalos por el trabajo mensual o anual desarrollado.

En definitiva, creemos que la parte más importante del proceso de mejora continua, desde el punto de vista del liderazgo, es capacitar a los individuos para tomar decisiones y mejorar las ineficiencias por sí mismos. Crear una cultura de mejora continua dentro de la organización requiere compromiso, pero es factible, y los resultados valen la pena. El compromiso es la clave del éxito.

Esta información fue adaptada de la revista digital Interempresas