Gestión de proveedores: Fundamental para nuestro negocio

Hoy en día, en un momento en el que el mundo avanza a grandes pasos y los cambios están a la orden del día, pocas cosas se mantienen estables en el sector comercial. Vivimos así, en una etapa gobernada por la tecnología y por sus incesantes cambios que sacuden nuestra realidad y la transforman a su antojo.

Pero si existe en la actualidad algún elemento que se mantenga impasible y permanente en mercado este es, sin lugar a dudas, la despiadada competencia que habita en el panorama empresarial actual. Por esa razón, no es de extrañar que cualquier elemento diferencial que agregue valor a nuestra compañía puede llegar a ser un factor decisivo para nuestros potenciales clientes.

Y es justo en este contexto donde entra en juego la gestión de proveedores o la gestión de compras y abastecimiento, una importante área estratégica que nos ayudará a reducir costes y tiempo y que aumentará nuestros resultados financieros a corto y largo plazo.

Por esa razón, se analizará la importancia de una buena gestión de proveedores y cómo su apropiada administración es fundamental para nuestro negocio.

¿QUÉ ES UN PROVEEDOR?

Un proveedor es una persona o una entidad cuyo negocio tiene como objetivo suministrar y abastecer a otras empresas, los recursos, bienes o productos necesarios para que puedan llevar a cabo su actividad económica.

Frecuentemente, los elementos que un proveedor acostumbra a proporcionar suelen ser la materia prima, la maquinaria y la prestación de servicios para el mantenimiento técnico.

Así, los proveedores forman parte de la organización de suministros de una compañía y proporcionan grandes ventajas como el ahorro de costes, la agilización de procesos o incluso la concesión de beneficios fiscales.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROVEEDORES?

Cuando nos aventuramos con un proyecto empresarial, una de las primeras opciones que debemos estudiar es la posibilidad de contratar los servicios de un proveedor. De hecho, la búsqueda de un suministrador o distribuidor es una tarea esencial que debe resolverse rápidamente, pues de ella dependerá que podamos ofrecer nuestros productos y servicios en el mercado.

A pesar de esto, no siempre es fácil escoger el candidato ideal para nuestra empresa, ya que cada proveedor satisface unas determinadas necesidades y poseerá unas características particulares con relación a la calidad, el precio o las condiciones de pago. Por esa razón, es de vital importancia conocer todo sobre el servicio en cuestión.

Es aquí donde interviene la gestión de proveedores, un proceso clave de la administración empresarial que permite a una compañía seleccionar adecuadamente a sus proveedores y negociar los mejores precios de los bienes y servicios que adquiere. Se trata, en definitiva, de la selección meditada de los proveedores y la negociación de los precios de los bienes y servicios que requiere nuestra empresa con el objetivo de simplificar el sistema y ganar efectividad y eficiencia.

VENTAJAS Y BENEFICIOS

Lejos de lo que se tiende a pensar, la gestión de proveedores es un aspecto imprescindible para el desarrollo de un ciclo de vida estable. Como bien llevamos diciendo, es una actividad fundamental para cualquier modelo de negocio que necesite de la ayuda de socios clave para la consecución de sus fines comerciales. Por esa razón, una desacertada administración puede traducirse en grandes pérdidas.

A continuación, analizamos todos los beneficios que puede aportar una correcta gestión de proveedores a nuestro negocio:

• Reduce los costes: el área de compras es con frecuencia, uno de los departamentos empresariales con mayor presupuesto y manejo de capital. Por ello, contar un equipo especializado en la relación con nuestros socios estratégicos es de vital importancia, ya que nos permitirá obtener mejores contratos y reducir nuestros gastos.
• Acorta los tiempos de negociación: debido a la negociación directa con los proveedores, se simplifican los procesos de negociación y se eliminan negociaciones intermedias que encarecen el sistema y no aportan valor.
• Aumenta la calidad de nuestros servicios: cualquier compañía que desee ofrecer un producto o servicio de calidad requiere de la contratación previa de los medios y suministros adecuados. Por ello, el papel de buen gestor de proveedores es fundamental. Pues nos ayudará a encontrar el mejor distribuidor con las mejores garantías de calidad y precio posible. Todo ello se traduce, al final, en una la mejora global de la calidad de nuestros servicios y productos.
• Mejora la competitividad de nuestra empresa: la creación, el desarrollo y la propuesta de nuevos productos que se adapten a las necesidades de nuestros clientes nos permitirá aumentar su satisfacción final. No obstante, todo ello solo puede ser posible si nuestro departamento de compras está capacitado afrontar sus responsabilidades. Con todo ello, es recomendable ofrecer todas las herramientas que requiera nuestro equipo para que puedan ejercer su trabajo e incrementar así nuestros beneficios.
• Mejora la comunicación y las relaciones: parte esencial del trabajo de los encargados del área de compras se basa en el desarrollo de una relación de confianza con los proveedores. Gracias a ello, nuestra empresa podrá obtener grandes beneficios, como la obtención de ventajosas facilidades de pago o una mayor coordinación en la entrega de servicios o mercancías. Por esa razón, merece la pena invertir en la construcción de una buena relación, ya que si la relación cliente – proveedor falla, cualquier parte del proceso puede verse afectado.
• Promueve la resolución de problemas: gracias a una buena gestión y, en consecuencia, al mantenimiento de una buena relación con nuestros proveedores nos será más fácil anticipar y afrontar cualquier imprevisto e inconveniente.
• Disminuye los riesgos y aumenta la seguridad del suministro: la externalización de estos servicios implica, en parte, el traslado y la distribución de los riesgos con los proveedores. Esto significa, en otras palabras, que los proveedores deberán implicarse en su propia gestión y que parte de su responsabilidad será procurar y garantizar el cumplimiento del abastecimiento.

FASES ESTRATÉGICAS DE LA GESTIÓN DE PROVEEDORES

SELECCIONAR EL MEJOR PROVEEDOR PARA NUESTRA EMPRESA

Durante el proceso de selección del proveedor, nos conviene analizar todos aquellos elementos que nos permitan ofrecer el mejor servicio de abastecimiento. Por ello, debemos evaluar su relevancia, el papel que pasará a ocupar dentro de la empresa, su trayectoria, referencias profesionales, así como la calidad de sus prestaciones y el margen de rentabilidad que nos ofrece.

Parte de nuestro trabajo debe ser, por lo tanto, asegurarnos de que los proveedores cubran nuestras necesidades inmediatas y muchas otras exigencias que solicitamos. A continuación, hemos elaborado una seguida de puntos que recomendamos examinar antes de determinar nuestra elección:

1. ASPECTOS TÉCNICOS DEL PROVEEDOR

• Calidad del producto o servicio suministrado y análisis de su relevancia acorde nuestras necesidades
• Capacidades técnicas del proveedor y de su capital humano
• Certificados de Calidad
• Habilidad de adaptación y flexibilidad
• Plazos de entrega

2. ASPECTOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS

• Precios
• Formas y plazos de pagos
• Servicios postventa
• Garantías

3. ASPECTOS EMPRESARIALES

• Estabilidad y perspectiva de futuro
• Localización, proximidad y cercanía de la sede
• Compenetración y facilidad de comunicación
• Referencias de terceros

CONSEJOS PARA MEJORAR NUESTRA GESTIÓN

Realiza un estudio detallado de la cadena de suministros de tu empresa. No olvides también incluir todos aquellos elementos que sean indispensables para los procesos de producción de la organización.

Si nuestro proceso de producción depende exclusivamente de un solo proveedor, trata de buscar nuevas alternativas. La dependencia de una sola empresa puede llevarnos a perder nuestro stock y, por ello, no poder servir a nuestros clientes.

Participa en la mejora de tus proveedores y propone mejoras en su sistema de gestión y de calidad. De esta forma, mejorarás su rendimiento y obtendrás mejoras estratégicas.

No olvides evaluar el desempeño de los proveedores. Analiza la calidad de sus suministros, las incidencias que hayan podido suceder, el cumplimiento de los plazos de entrega y el desempeño de sus trabajadores.

Selecciona rigurosamente a profesionales y expertos en el área de compras para coordinar la relación de tu empresa con los proveedores.